Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 01.10.2026. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.

1. Verantwortlicher

Studierendenheim Ziebland GmbH & Co. KG Feldafinger Str. 21 82343 Pöcking E-Mail: hausverwaltung@das-ziebland.de Telefon: [[PLATZHALTER — siehe Impressum, noch offen]] vertreten durch die Studierendenheim Ziebland Verwaltungs GmbH, diese vertreten durch die Geschäftsführer Dr. Claudia Blanchard und Matthias Werner.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), oder soweit sie zur Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), oder soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), oder soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners (Server-Logfiles): IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Inhalt der Anforderung, Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Website, von der die Anforderung kommt, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browsersoftware. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und Optimierung unserer Website sowie an der Gewährleistung der Systemsicherheit). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind — in der Regel nach [[PLATZHALTER, z. B. 7 Tage]].

4. Cookies und Tracking

[[PLATZHALTER — abhängig davon, welches Hosting/Analytics-Setup die finale CMS-Seite nutzt. Falls keine Cookies über technisch notwendige hinaus gesetzt werden: „Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies.“ Falls Analyse-/Marketing-Tools eingesetzt werden: separater Abschnitt mit Einwilligungsmechanismus (Consent-Banner) erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.]]

5. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (u. a. Name, Kontaktdaten, Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Anfrage vorvertragliche Maßnahmen betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie zur Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach [[PLATZHALTER, z. B. 6 Monate]] ohne weiteren Schriftverkehr.

6. Bewerbung um ein Zimmer (Bewerbungsformular)

Wenn Sie sich über unser Online-Formular um ein Zimmer bewerben, verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: Stammdaten: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Telefonnummer. Studiendaten: Hochschule, Studiengang, gewünschter Einzugstermin, Zimmertyp-Präferenz. Nachgewiesene Unterlagen (Upload): Immatrikulationsbescheinigung, Ausweis-/Passkopie, Nachweis der Krankenversicherung. Optionale/vorbereitete Zusatzfelder (aktuell im Formular ausgeblendet, nur bei aktivem Freischalten relevant): Finanzierungsquelle, Budget, SCHUFA-Auskunft oder Alternative, Bürgschaft; sowie ein Geschlechtsfeld zur Flurzuordnung. Diese Felder werden nur verarbeitet, wenn sie im Formular tatsächlich aktiv geschaltet sind — [[PLATZHALTER, bei Aktivierung diesen Absatz um die konkrete Rechtsgrundlage und Zweckbindung je Feld ergänzen]]. Zweck und Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung Ihrer Bewerbung und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Hinblick auf einen möglichen Mietvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Soweit Nachweisdokumente über die reine Vertragsanbahnung hinaus zu Nachweiszwecken aufbewahrt werden (siehe Ziff. 9), stützt sich dies auf unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation eines diskriminierungsfreien Auswahlverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 19, § 21 AGG). Empfänger: Zugriff auf Bewerbungsdaten haben ausschließlich mit der Verwaltung des Studierendenheims befasste Mitarbeitende sowie ggf. von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (siehe Ziff. 8). [[PLATZHALTER, falls eine Bonitätsauskunft (z. B. SCHUFA) eingeholt wird: Auskunftei als weiterer Empfänger benennen.]]

7. Bereitstellung eines Mietvertrags

Kommt es zum Abschluss eines Mietvertrags, verarbeiten wir die im Rahmen des Mietverhältnisses erforderlichen Daten zur Vertragsdurchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Erfüllung gesetzlicher, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

8. Weitergabe an Dritte / Auftragsverarbeiter

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Wir setzen ggf. folgende Auftragsverarbeiter ein (Art. 28 DSGVO): - Hosting-/CMS-Anbieter der Website: [[PLATZHALTER, steht noch nicht fest]] - Formular-/Upload-Dienstleister für Bewerbungsunterlagen: [[PLATZHALTER, steht noch nicht fest]] - E-Mail-Versand: [[PLATZHALTER]] - ggf. Auskunftei für Bonitätsprüfung: [[PLATZHALTER, nur falls SCHUFA-Block aktiviert wird]] Mit allen Auftragsverarbeitern besteht bzw. wird vor Einsatz ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

9. Speicherdauer

- Bewerbungsdaten abgelehnter Bewerber:innen: [[PLATZHALTER, Vorschlag 6 Monate nach Ablehnung, siehe offener Punkt 6 oben]] - Bewerbungs-/Vertragsdaten bei Vertragsschluss: Dauer des Mietverhältnisses zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (i. d. R. 6–10 Jahre nach § 147 AO, § 257 HGB für abrechnungsrelevante Unterlagen). - Server-Logfiles: siehe Ziff. 3. - Kontaktanfragen ohne Vertragsschluss: siehe Ziff. 5.

10. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes unseres Sitzes: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) Promenade 27 91522 Ansbach

12. Datensicherheit

Wir verwenden geeignete technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert. [[PLATZHALTER — konkrete Maßnahmen (z. B. TLS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen) mit dem finalen Hosting-/CMS-Anbieter abstimmen und hier ergänzen.]]